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Pour ne pas attraper ce virus, une équipe a le choix de se faire vacciner avec de meilleures pratiques concernant la tenue et le déroulement des réunions.
Avant de parler du vaccin pour contrer le VR-00, il est bon de se poser une question évidente: pourquoi se réunir? Pas surprenant que nos réunions finissent en queue de poisson si on ne s’est pas entendu sur son but. Si on ne sait pas pourquoi on se réunit et si on n’est pas préparé.
Qu’est-ce qu’on cherche comme résultat d’une réunion? Est-ce pour prendre des décisions? Faire avancer un projet? Communiquer de l’information? Ou pour bâtir des connexions entre les participants?
L’autre question évidente est comment se réunir? En mode stratégique ou en mode opérationnel? Souvent, on n’y pense même pas. Pourtant, pour être le plus efficace possible, il est essentiel de le savoir.
Est-ce une réunion stratégique pour travailler « sur » l’organisation, pour décider des orientations de l’organisme, de mettre en place des politiques? Ici, on travaille à un niveau général (macro), sans entrer dans les détails. On pourrait dire qu’on reste dans la salle à manger, qu’on n’entre pas dans la cuisine pour surveiller la cuisson.
Ou est-ce une réunion opérationnelle pour travailler « dans » l’organisation, pour coordonner et déléguer le travail à exécuter? Ici, on travaille à un niveau spécifique (micro) en s’appuyant sur les politiques prises pour guider le travail. On est dans la cuisine et on surveille tous les chaudrons!
Certaines organisations peuvent combiner ces deux modes de réunion en une seule séance. Cependant je recommande d’en faire la distinction, car les participants doivent changer leur chapeau entre un mode et l’autre. Si cela n’est pas fait avec une intention transparente, une organisation devient vulnérable pour attraper le virus de la réunionite, le VR-00!
Il est bon de comprendre que les meilleures pratiques donneront des résultats brillants si l’organisation dégage une forme de sécurité psychologique à travers ses rangs. Un petit rappel avant de continuer. L’année passée j’ai écrit un blogue sur la sécurité psychologique pour contrer la toxicité au travail dans lequel j’ai décrit les quatre stades de la sécurité psychologique en détail.
Je le soulève ici, car les meilleures pratiques pour enrayer le virus de la réunionite seront beaucoup plus efficaces si l’organisation cultive les quatre stades que je vous avais mentionné: la sécurité de l’inclusion, la sécurité de l’apprenant, la sécurité du contributeur et la sécurité pour remettre en question le statu quo.
Pour commencer, il s’agit d’assurer la préparation de la réunion avec un ordre du jour, appuyé avec les documents d’appui, tous envoyés à l’avance. Ceci est une invitation explicite de prendre le temps de se préparer pour la réunion en encourageant la sécurité de l’apprenant. Les personnes peuvent demander des clarifications ou autres avant la réunion, sans se sentir jugées. Une belle façon d’apprendre.
Une deuxième pratique concerne la facilitation de la réunion pour inclure les personnes présentes, de façon maximale. Faire un tour de table pour recueillir les commentaires ou les objections de chaque personne confirme que chaque voix compte. Les personnes qui lèvent la main rapidement, ainsi que celles qui sont plus réticentes à le faire, reçoivent la même occasion pour partager leurs idées. Quelle belle manière de créer la sécurité d’inclusion!
La troisième pratique à considérer est de commencer et de terminer chaque réunion en faisant un tour d’accueil et un tour de clôture. La dizaine de minutes que cela prendra durant votre réunion est un investissement précieux pour éviter de contracter le virus de la réunionite. Je vous explique pourquoi.
Le tour d’accueil demande à chaque participant « Qu’est-ce qui vous habite? ». Ceci permet de laisser derrière soi toutes préoccupations et faire de l’espace intérieur pour se concentrer sur le déroulement de la réunion. Les participants peuvent donc contribuer pleinement aux discussions et à la prise de décision. La sécurité du contributeur favorise un esprit d’équipe, car tous sont engagés vers le même but. Pas de virus de la réunionite ici!
Le tour de clôture demande aux participants deux questions « Qu’est-ce qui a bien fonctionné? Qu’est-ce qui peut être amélioré? ». Comment s’améliorer si on ne réfléchit pas à ce qui pourrait être changé pour le mieux? Ce tour est fondamental pour le développement continu d’une équipe en réunion.
Et savoir qu’un tel tour de clôture fait partie de l’ordre du jour de la réunion génère de la sécurité pour remettre en question le statu quo. Quel sentiment de bien-être: ne pas craindre d’être puni ou d’être ridiculisé pour soulever ses idées d’amélioration! Une belle façon de diminuer la possibilité d’attraper le virus de la réunionite!
Voilà trois meilleures pratiques qui, tout en accroissant la sécurité psychologique dans l’équipe, préviendront une infection du VR-00, le virus de la réunionite!
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